Pro dlouhodobé cíle potřebujete víceletý plán, pro krátkodobé cíle - čtvrtletní a pro aktuální cíle - měsíční, týdenní, denní. Co je při plánování opravdu důležité? Zde je 6 nejdůležitějších kroků k efektivnímu plánování.

Specialisté na time management radíplánováníaktuální záležitosti dělat to s perspektivou týdne, protože týden dává našim aktivitám širší kontext. Co je třeba vzít v úvahu při organizování úkolů?

Díky časové tabuli zjistíte, že nemusíte dělat všechno! Pak poznáte radost z užívání si volného času. Náš osobní i profesní úspěch do značné míry závisí na tom, jak si organizujeme čas. Sami si volíme způsob, jakým je utrácíme, neseme i důsledky těchto rozhodnutí. Abychom se časem dobře řídili, řiďme se zásadou Stephena R. Coveyho: „Místo toho, abyste se soustředili na to, abyste dělali správnou věc, musíte zaměřit svou pozornost na to, abyste dělali správnou věc.“ Naše rozhodování o využití času ovlivňují dvě kritéria – naléhavost a důležitost. Často přikládáme důležitost příliš mnoha úkolům. Správné stanovení priorit však znamená uvědomit si, co je nanejvýš v naší hierarchii hodnot, nejen reagovat na naléhavé záležitosti. Jak je od sebe odlišit? Naléhavost je kritériem souvisejícím s časem, důležitostí pro naše cíle. Praktickou pomůckou, která ukazuje rozsah činností a pomáhá identifikovat, co je opravdu důležité, ječasová tabule . Nejdůležitější podmínkou pro efektivní akci a plánování je zaměřit se na kvadrant II a současně vyloučit mnoho aktivit z I a III a ignorovat čtvrté čtvrtletí.

Důležité

Časová osa: čtvrtletí I

Obsahuje důležité i naléhavé záležitosti. Jde o „krizové řízení“ – činnosti strategického významu a naléhavé záležitosti. V tomto čtvrtletí pracujeme, využíváme naše znalosti k tomu, abychom reagovali na mnoho situací a čelili výzvám. Tyto záležitosti nemůžeme zanedbat.

Časová osa: čtvrtletí II

Pokrývá důležité, ale ne naléhavé záležitosti. Je to „kvalitní“ čtvrtletí, ve kterém se řídíme sami: děláme dlouhodobé plány, předvídáme problémy a předcházíme jim, rozvíjíme schopnosti, regenerujeme, trávíme čas s blízkými. Čím více času v tomto čtvrtletí strávíme, tím více se zvyšujenaši schopnost jednat. Zanedbávání činností v něm rozšiřuje kvadrant I, který nás nakonec pohltí, způsobuje stres a syndrom vyhoření.

Časová osa: kvadrant III

Jsou v něm naléhavé záležitosti, ale ne důležité. To je čtvrtinový klam, protože šum kolem toho, co je naléhavé, může vytvořit iluzi důležitosti. V tomto kvadrantu provádíme akce, které jsou aktuální, ale pro někoho jiného důležité, plníme očekávání ostatních lidí v domnění, že jsme v kvadrantu I.

Časová osa: kvadrant IV

Toto nejsou naléhavé a nedůležité záležitosti. Minimalizací času stráveného v tomto čtvrtletí získáme čas na opravdu důležité věci.

ČASOVÝ TABULKA
DŮLEŽITÉ

URGENT

  • krizové situace;
  • naléhavé záležitosti;
  • úkolů s datem realizace, jednání, příprava na jednání.

URGENT

  • příprava;
  • zadejte hodnotu;
  • plánování;
  • budování vztahu;
  • skutečná rekreace;
  • svěření odpovědnosti
NEPLATNÉ
  • některé telefony;
  • nějaké dopisy, zprávy;
  • nějaké schůzky;
  • nejbližší naléhavé záležitosti;
  • spousta běžných činností.
  • každodenní život, pravidelné aktivity;
  • nezávazná korespondence;
  • některé telefony;
  • žrouti času;
  • potěšení;
  • sledování televize příliš dlouho.

1. Efektivní plánování: přemýšlejte o své vizi a poslání

Když začnete plánovat své aktivity, přemýšlejte o tom, co je ve vašem životě nejdůležitější. Přemýšlejte o své vizi, o tom, co byste chtěli dělat, o pravidlech, kterými se řídíte (kompas!). Ač se to může zdát vzdálené, je to nesmírně důležité, protože vaše přesvědčení ovlivňuje cíle, které si stanovíte, rozhodnutí, která činíte, a způsob, jakým trávíte čas.

Přemítání nad vlastním posláním je nezbytnou podmínkou pro jednání podle toho, co je důležité, protože má silný vliv na realizaci zbývajících činností přidělených do II. čtvrtletí. Je-li vaším životním krédem osobní rozvoj, být s rodinou, objevování hodnoty života nebo společenská aktivita, pak čas od času se k němu vrátíte, to nejdůležitější si vtisknete do paměti. Mise vytvoří rámec, ve kterém se budete rozhodovat v dalších fázích plánování.

2. Efektivní plánování: definujte své role

Role jsou symboly povinností, vztahů s lidmi, činností ve prospěch společnosti. Jejich jasná definice vytvářípřirozená struktura, která nám umožňuje udržet rovnováhu. Role, které hrajete, vycházejí z vašeho poslání. Uveďte své role na kus papíru (např. manželka, matka, student, manažer, ředitel, člen sportovního klubu). Výzkumy ukazují, že objevovat se ve více než sedmi je neúčinné, zkuste proto například zkombinovat určité funkce. Identifikace životních rolí vám pomůže vidět život jako celek – můžete vidět, že to není jen práce nebo rodina, ale všechno dohromady. Když popisujete své role, všimnete si „důležitých, ale nikoli naléhavých“ záležitostí (II. čtvrtletí), které jsou obvykle ignorovány. Kromě rolí přidejte do týdenního rozvrhu „ostření pily“. Je to energie, kterou bychom měli vložit do zdokonalování našich dovedností ve čtyřech základních dimenzích života – fyzické, sociální, intelektuální a duchovní. Pohlceni „pilováním“ (dosahováním výsledků) zapomínáme „naostřit pilu“ (udržet nebo rozvíjet schopnost dosahovat výsledků v budoucnu). Pokud například nesportujeme (fyzická sféra), nerozvíjíme znalosti (sociální sféra), nesledujeme nejnovější vývoj v našem odvětví (intelektuální sféra) nebo nevíme, co je pro nás důležité v život (duchovní sféra), můžeme "otupit" nerovnováhou.

3. Efektivní plánování: stanovte si cíle pro každou roli

Přemýšlejte o nejdůležitější věci, kterou můžete tento týden v každé roli udělat, abyste dosáhli pozitivních výsledků. Co je podstatné, např. jako manželka, manžel, rodič, zaměstnanec? Při hledání aktivit používejte kompas, ne hodinky a soustřeďte se na to, co je důležité, ne naléhavé. Může to být například rande s manželem, více času na dítě, sbírání informací na kurzu rychločtení, meditace. Stanovte si jeden nebo dva cíle pro každou roli.

4. Efektivní plánování: naučte se dělat rozhodnutí

Abyste převedli cíle II. čtvrtletí do akčního plánu, musíte se během týdne naučit dělat správná rozhodnutí. Často se snažíme najít si čas na „důležité“ aktivity v I. a III. čtvrtletí, které je již plné aktivit. Vrháme se od jednoho případu k druhému, svěřujeme to někomu jinému, odkládáme to v naději, že si najdeme čas na to nejdůležitější. Ale – jak píše Stephen R. Covey – „[…] nejde o to upřednostňovat plány, ale plánovat priority.“ Představte si širokou sklenici, do které dáte velké kameny. I když je dóza plná kamínků, není plná, do mezer můžete nasypat štěrk. Pravdou ale je, že sklenice stále není plná – můžete přidat písek a nakonec přidat ještě trochu vody. Naším cílem ve čtvrtletí II jsou „velké kameny“. Pokud se nejprve budeme zabývat jinými věcmi - vodou,písek a štěrk, a pak chceme do plánu dát velké kameny, naše pokusy se ukážou jako marné. Ale pokud víme, které věci jsou velké kameny, a usadíme je před všemi ostatními, uvidíme, kolik toho dokážeme a kolik vody, písku a štěrku je v prázdných prostorách. Dosáhneme toho, co považujeme za důležité, a zároveň tomu „upravíme“ další aktivity.

5. Efektivní plánování: organizujte každý den

Vaším každodenním úkolem je udělat nejdůležitější věci jako první, navzdory neočekávaným okolnostem a výzvám dne. Někdy se vám podaří plán zrealizovat, jindy jej budete muset změnit, ale při rozhodování se spoléhejte na indicie svého vnitřního kompasu. Abych to nejdůležitější uvedl na první místo, ráno:

PŘEDSTAVTE SI PRŮBĚH DNE- projděte si týdenní rozvrh, najděte svou pozici, prohlédněte si tento den v kontextu 7 dnů. To vám pomůže vhodně reagovat na neočekávané situace.

NASTAVTE PRIORITY- označte své akce symboly I. a II. čtvrtletí - díky tomu budete mít jistotu, že záležitosti z III. čtvrtletí se do vašeho rozvrhu nevejdou. Je-li nutné další stanovení priorit, označte aktivity čtvrtletí I a II podrobněji (např. kroužkem).

DEFINUJTE ČAS A ČAS ÚKOLU- oddělte ty, které lze provést kdykoli během dne. Zapište si také časové limity pro konkrétní aktivity.

6. Efektivní plánování: vyhodnoťte svou efektivitu

Na konci týdne se zamyslete nad tím, jakých cílů jste dosáhli, jakým výzvám jste čelili, jaká rozhodnutí učinit a pokud jste si vybrali, nejdůležitější věci byly na prvním místě. Týdenní shrnutí vám pomůže vyhnout se opakování stejných chyb, umožní vám být v následujících týdnech efektivnější.

měsíčník "Zdrowie"

Kategorie:

Psychologie